Neue Mitarbeitende in Pflegeberufen zu gewinnen, ist in diesen Zeiten eine sehr große Herausforderung. Der Personalmangel in der Pflege generell, die geringe Quote an Rückkehrern z.B. nach der Elternzeit und die Situation auf dem Ausbildungsmarkt haben sich in den letzten Jahren immer weiter verschärft.
Viele Einrichtungen „kämpfen“ mit der Einhaltung der Fachkraftquote und generell mit der Erfüllung des Personalschlüssels. Eine meist hohe Krankheitsquote, die oft genau diesen Umständen geschuldet ist, eine der höchsten Bundesweit, sorgt zusätzlich für Belastungen bei allen Beteiligten.

Da ist mancher froh, überhaupt Mitarbeitende zu finden und seine freien Stellen besetzen zu können. Trotzdem macht es Sinn, nach den guten und richtigen Mitarbeitenden unter den Bewerbungen zu suchen. Eine Stelle mit der „falschen“ Person zu besetzen, sorgt zwar kurzfristig vielleicht für Erleichterung, spätestens aber mittelfristig bereits für negative Auswirkungen.

Vorweg: Ein Arbeitgeber der seine Mitarbeitenden nicht wertschätzt, keine guten Rahmenbedingungen bietet oder gar ausbeuterisch unterwegs ist, wird es immer schwer haben und unter hoher Personalfluktuation und unbesetzten Stellen leiden.
Wie man so schön sagt „der Fisch stinkt vom Kopf“. Auch wenn keine Bereitschaft da ist, neue Dinge bei der Personalakquise und der Struktur bei Einstellungen auszuprobieren, ist der Kampf gegen die Windmühlen des Personalmangels endlos.

Ich danke an dieser Stelle ausdrücklich Frau Claudia Schmitz. Frau Schmitz ist Wohnbereichsleiterin und hat im Rahmen Ihrer Weiterbildung eine Facharbeit zur Thematik geschrieben und eine Checkliste zur Begleitung und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden für Hospitationen erarbeitet. Viele Ihrer Ideen und Umsetzungen zur Hospitation habe ich seither für Einstellungen genutzt und mit Ihrer Zustimmung adaptiert. Diese will ich nun –als eine Möglichkeit- etwas genauer vorstellen.

Hospitation als Auswahlkriterium

Die Hospitation stellt für mich dabei mittlerweile das Hauptkriterium bei der Auswahl eines neuen Mitarbeitenden dar. Dazu muss die Hopsitation wie auch das Vorstellungsgespräch drei Aspekte im Sinne eines Kompetenzprofils berücksichtigen. Darauf möchte ich etwas näher eingehen.

1. Hard-Skills

Diese Hard-Skills (harten Faktoren) drehen sich um grundsätzliche Qualifikationen die für die jeweilige Stelle notwendig sind.
Suche ich eine Fachkraft, ist der notwendige Faktor natürlich ein Berufsabschluss mit 3-jährigem Examen. Das ist einfach zu definieren. Auch bei der Suche nach einer Wohnbereichsleitung kann ich recht leicht entscheiden, ob für mich die qualifizierte Weiterbildung Voraussetzung ist oder auch nachgeholt werden kann. Schwieriger wird es Hard-Skills zu definieren, wenn Stellen in der Pflege zu besetzen sind, die eigentlich keinerlei Voraussetzung in Bezug auf einen Abschluss notwendig machen.

Leider ist es in Deutschland so, dass um beispielsweise als „Pflegeassistent/inn“ zu arbeiten, nicht mal ein Schulabschluss notwendig ist. Hier muss man also selber definieren was denn die Voraussetzung sein soll.

Ich definiere hier einfache Dinge wie beispielsweise ob schon praktische Erfahrungswerte vorhanden sind, gab es bisherige Verantwortungsbereiche oder einen anderen Ausbildungsweg bis zur Bewerbung.

In der Hospitation kommen weitere Hard-Skills dazu wie beispielsweise fachliche Faktoren, die vor Ort eingeschätzt werden sollen.

2. Soft-Skills

Die Soft-Skills, also weichen Faktoren sind viel umfänglicher. Noch dazu sind sie natürlich ein ganzes Stück weit subjektiv. Sie beschreiben persönliche, soziale und methodische Kompetenzen, die der neue Mitarbeitende egal in welcher Funktion, mitbringen sollte. Die Grundlage aller Soft-Skills ist aber die emotionale Intelligenz. Die Fähigkeit, die eigenen Empfindungen wie die Anderer wahrzunehmen und beschreiben zu können. Das ist für mich eine wesentliche Voraussetzung, um einen Beruf in der Pflege überhaupt ausüben zu können.

3. Bauchgefühl

Das Bauchgefühl oder die Intuition basiert rein wissenschaftlich auf einem Netzwerk von Erlebtem und Erfahrenem und den Schlüssen, die man daraus gezogen hat. Dieses Bauchgefühl kann bewusst wie unbewusst aktiviert werden. Hier geht es darum, das Bauchgefühl bewusst mit einzuschalten und bei der Entscheidung für oder gegen einen eventuellen neuen Mitarbeitenden mit einzubeziehen. Da diese Bauchgefühl ebenfalls subjektiv ist und eben nur auf den eigenen Erfahrungen beruht, macht es hier Sinn auch noch eine zweite und dritte Meinung mit einzubeziehen.

Diese drei Punkte berücksichtige ich sehr bei jedem Vorstellungsgespräch und sogar schon beim lesen der eingehenden Bewerbung. Hier lässt sich aber zumindest bei den Soft-Skills und dem Bauchgefühl meist trotzdem nur grob erkennen, ob der Probant den Ansprüchen genügen könnte. Das Hauptaugenmerk liegt also auf der anschliessenden Hospitation.

„Im Idealfall sollen Hospitationen dem Hospitanten und dem Arbeitgeber bei der Einschätzung über den vielleicht künftigen Mitarbeitenden und den Arbeitgeber helfen. Vor allem das Team in dem möglicherweise der zukünftige Mitarbeitende seine Hospitation leistet, sollte aber ebenfalls ein großes Interesse daran haben, wer denn da möglicherweise kommt“.

sagt Claudia Schmitz in Ihrer Facharbeit und weiter:

„Fachlich Fertigkeiten einschätzen zu können ist ein wesentlicher Punkt, ebenso wesentlich ist aber die Frage, ob der Hospitant als zukünftiger Mitarbeitender in „unser Team“ passt. Unsere Wünsche und Ansprüche an Teamorientierung, Zusammenarbeit, Kommunikation, Auftreten und Haltung sollten Berücksichtigung finden.“ (Claudia Schmitz, Wohnbereichsleitung)

Ansprüche an Teamorientierung, Zusammenarbeit, Kommunikation, Auftreten und Haltung. Das sind wesentliche Punkte und Fähigkeiten, die einen guten Mitarbeitenden auszeichnen. Die gängige Praxis bei Hospitationen besteht einfach dargestellt oft darin, dass jemand aus dem Team mit dem Hospitanten zusammenarbeitet, ein paar Dinge im Ablauf erklärt und am Ende dann (meist aus eigener subjektiver Sicht) entscheiden soll, ob der Hospitant denn gut war.

Diese Vorgehensweise ist aber nicht aussagekräftig um die uns interessierenden Faktoren zu erkennen.

Hospitations-Checkliste

Für eine gezielte Prüfung der für uns relevanten Faktoren bietet sich somit an, eine solche Hospitations-Checkliste für die eigene Einrichtung zu entwerfen. Im Nachgang sollten einzelne Mitarbeitende in den Bereichen bei der Umsetzung geschult werden.

Was sollte eine solche Checkliste konkret enthalten?

Rahmenbedingungen:

Zunächst macht es Sinn, die Rahmenbedingungen der Hospitation aufzunehmen, beginnend mit Name und Qualifikation des Hospitanten, angestrebter Stelle/Funktion. Der für die Hospitation zuständige und geschulte „Pate“ sollte benannt werden und der Bereich auf dem die Hospitation stattfindet detailliert informiert sein. Nicht selten finden Hospitationen auf „Zuruf“ statt und erst vor Ort wird geklärt, was mit dem Hospitanten jetzt gemeinsam gemacht wird und wer den Hospitanten begleitet. Das ist nicht nur eine schlechte Visitenkarte für die jeweilige Einrichtung, sondern durch den festgelegten Rahmen zu vermeiden.

Hard-Skills/Fachliche Faktoren:

Es bietet sich an, ein leicht verständliches Einschätzungssystem für fachliche Faktoren die bei der Hospitation bewertet werden sollen zu nutzen, beispielsweise im Schulnotensystem 1= sehr gut bis 6= ungenügend.

Die fachlichen Faktoren die man bewerten will kann man unterschiedlich benennen. Eine Unterteilung in direkte Pflegefaktoren, Dokumentationsaufgaben und Organisationsverhalten kann bereits Fragen klären:

  • Wie agiert der Hospitant im Umgang mit Bewohnern/Klienten in Bezug auf Höflichkeit, Einfühlungsvermögen und Kommunikation?
  • Wie effizient und strukturiert führt er Tätigkeiten durch?
  • Wie ist die Einhaltung und Umsetzung der Hygiene-Vorschriften?

Weitere Fragen wie:

  • Sind Eintragungen im Pflegebericht fachlich und schlüssig, kann der Hospitant einen Zusammenhang zur Pflegeplanung herstellen?
  • Kann der Hospitant mindestens drei Gründe nennen, die für die Sinnhaftigkeit einer gut geführten Dokumentationsarbeit sprechen?

Diese beiden beispielhaften Fragen können zum Einstieg in eine Einschätzung von Fertigkeiten des Hospitanten bei Dokumentationsarbeiten genutzt werden. Die Dokumentation in der Pflege mag überhöht und unklar geregelt sein, sie ist aber ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Ist ein Verständnis für die Notwendigkeit und inhaltliche Sorgfalt beim Hospitanten nicht erkennbar, heißt das nicht das sie nicht lernbar ist. Es heißt aber auch, das eine Bereitschaft dafür da sein sollte.

Die Fragen zum Organisationsverhalten könnten sein:

  • War der Hospitant pünktlich zum vereinbarten Zeitpunkt da?
  • Ist der Hospitant in seiner äußeren Erscheinung gepflegt?
  • Sieht der Hospitant von sich aus anfallende Tätigkeiten und Aufgaben?
  • Hat der Hospitant ein erkennbares eigenes Zeit/Ablaufmanagement bei Versorgungssituationen?

Auch wenn eine so einfache Frage wie die nach der Pünktlichkeit zunächst profan erscheint, will ich sie beispielhaft etwas beleuchten:

Wie würde ich mich verhalten, wenn ich zu einer Hospitation gehe? Würde sich ein „guter“ Mitarbeitender nicht im Vorfeld bei so einem Termin überlegen, lieber 15 Minuten früher aufzustehen und sich ins Auto oder die Bahn zu setzen, weil diese Verspätung haben könnte oder ich ein einen Stau geraten kann?

Ich würde es tun! Wenn mir an der Stelle etwas liegt, bin ich lieber 15 Minuten zu früh da, als 5 Minuten zu spät. Diese Grundhaltung spricht für Zuverlässigkeit. Das bedeutet nicht, dass man nicht tatsächlich mal unterwegs wegen unwägbarer Umstände aufgehalten wird, aber grundsätzlich ist dies ein Anhaltspunkt für Zuverlässigkeit.

Soft-Skills/Persönliche Faktoren:

Neben den fachlichen Faktoren, die beliebig auf die eigene Arbeitsumgebung zugeschnitten werden können, kommt den persönlichen Faktoren eine besondere Bedeutung zu.
Hier macht es Sinn neben einer Benotung auch einen Freiraum für persönliche Anmerkungen des „Paten“ einzubauen.

Beispielhafte Fragen der Hospitations-Checkliste können sein:

  • Umgangsformen: Tritt der Hospitant eher dominant, zurückhaltend oder kooperativ gegenüber dem Team auf?
  • Ist eine Haltung, ein berufliches Selbstverständnis im Umgang mit dem Klientel, den künftigen Kollegen/Innen erkennbar?
  • Stellt der Hospitant relevante Fragen mit Bezug zur Tätigkeit?
  • Ist ein interkulturelles Interesse vorhanden (agiert der Hospitant z.B. tolerant und weltoffen gegenüber anderen Ansichten)?
  • Kann der Hospitant selbstreflektiert auf seine heutige Tätigkeit in unserem Bereich blicken?

Warum ist eine Frage nach dem interkulturellen Interesse so bedeutsam? Das Klientel, das von Pflegekräften versorgt wird, hat verschiedenste kulturelle, religiöse oder biografische Hintergründe und oft auch verschiedene Wertehaltungen.

Ein guter Mitarbeitender muss meiner Ansicht nach die Fähigkeit zu einer interkulturellen Kompetenz haben. Diese ist geprägt von Toleranz und dem Verständnis, das es andere Verhaltensmuster und Denkweisen gibt als die eigenen.

Es geht dabei nicht darum, solche Kompetenzen vollständig vorzufinden, sondern um die Einschätzung, ob diese erkennbar sind und weitere Entwicklung erfahren können. Gute Mitarbeitende haben oder entwickeln in ihrer Tätigkeit eine Haltung die von solchen Aspekten geprägt ist. Das fördert nicht nur eine qualitativ gute Arbeit, sondern auch gute Teams.

Im Rahmen der Hospitation sollte es also auch Freiräume geben, z.B. für eine gemeinsame Tasse Kaffee zwischen Pate und Hospitant, ein gemeinsames Frühstück oder ähnliches, um solche Themen zu beleuchten. Die Eindrücke, die der Pate hier vom Hospitanten gewinnt (auch hier kommt dem Bauchgefühl Bedeutung zu) helfen ihm, diese Faktoren mit zu beurteilen.

Bauchgefühl/Intuition:

Wenn der Pate mit dem Hospitanten einen Arbeitstag verbracht hat, Zeit auch für eine Tasse Kaffee und ein „persönliches besser kennenlernen“ war, kommt das Bauchgefühl zum Tragen. Wirkte der Hospitant beispielsweise in seinem Auftreten grundsätzlich glaubhaft oder wirkte er „aufgesetzt“. Die meisten Menschen mit denen man spricht werden zu recht von sich behaupten, ein Gefühl dafür zu haben ob ihr gegenüber „echt“ rüberkommt.

  • Wie reagierte der Hospitant bei eventuell aufgetretenen schwierigen Pflegesituationen, wirkt er angespannt und unsicher, konnte er Hilfe annehmen und die Situation gut einschätzen?
  • War erkennbar, dass der Hospitant seine Arbeit an Werten ausrichtet und eine Haltung zu seiner Tätigkeit hat. War sein Umgang mit Klienten und anderen Personen geprägt von Wertschätzung?

Das sind zugegeben schwierige Fragen. Sie geben aber einen deutlichen Anhalt um eine Aussage treffen zu können. In diesem Zusammenhang macht es auch Sinn, für eine Hospitation grundsätzlich nicht nur ein paar Stunden oder einen Dienst anzusetzen. Mindestens zwei bis drei Tage (die nicht unbedingt zusammenhängen müssen) sind notwendig.

Entscheidung:

Die Entscheidung für oder gegen den Hospitanten wird also anhand festgelegter und bewerteter Faktoren aus dem Ergebnis der Hospitation getroffen.

Zwei einfache Fragen am Ende der Hospitation an den Paten und das Team können sein:

  • • Können Sie drei wesentliche Eigenschaften des Hospitanten nennen, mit denen er das Team unterstützen, stärken oder weiter verbessern wird?
  • • Würden Sie den Hospitanten gerne in ihrem Team haben?

Fassen wir zusammen

Die Auswahl der Bewerber, das Vorstellungsgespräch und die Hospitation sollen derselben Struktur folgen. Diese ist ausgerichtet an den Hard-Skills/Soft-Skills und dem Bauchgefühl.

Die Struktur/die Fragen sollten auf meine Einrichtung/meinen Bereich individuell zugeschnitten sein und das Bild spiegeln, das ich von einem „guten“ Mitarbeitenden habe. Das Team vor Ort und das Ergebnis der Hospitation sind der eigentliche Entscheider, ob die Einstellung erfolgt oder nicht.
Diese Entscheidung beruht auf festgelegten, gemeinsam entwickelten Faktoren und unterliegt nicht der Einschätzung einer einzelnen Person.

Ich weiß es ist oft schwer aufgrund der Marktlage überhaupt an Personal zu kommen. Wir tun aber gut daran eben nicht jeden zu nehmen.

Mitarbeitende mit Wertvorstellungen und einer positiven Haltung zu ihrer Tätigkeit und sich selbst sind ein grundsätzlicher Garant für gute Arbeit, für ein gutes und förderndes Arbeitsumfeld und letztlich für Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Diese guten Mitarbeitenden zu fördern, sich entwickeln zu lassen, sie wert zu schätzen und ihnen das auch im Alltag immer zu zeigen ist dann die nächste Aufgabe.

Literaturverzeichnis:
Schmitz, Claudia (2019): „Begleitung und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden“ Facharbeit zur Prüfung Leitung im mittleren Management